一休ブログ

これからしばらくは、社内SNSの活用例を
テーマ毎に絞ってご紹介していこうと思います。

「社内SNSで社員同士の助け合いを作り出す」ということは、
どの企業様もゴールの１つとして見据えてらっしゃいますが、
具体的にどんな道筋によって生まれていくのかが曖昧なままだったりします。

その点に着目していくつかご紹介したいと思います。

１．プロフィール
　　イントラnewsingでは、プロフィールは業務的な内容とプライベートな内容に分けて、
　　それぞれ答えやすい項目が設定されています。

　　例えば、業務的な項目では「過去の経歴と経験した仕事」があります。
　　社員の方は現在の組織上、所属している部署が専門スキルのように見えていますが、
　　実は過去に全く異なった経験を持っていることが多いものです。

　　この欄に書き出すことによって、「次のプロジェクトでは前例のないAを扱うんだよなあ。。
　　誰に聞いたらいいのかわかんないから、イントラnewsingで検索してみよっと。え？
　　隣の部署のBさんが前職でやってたことそのままじゃん。意外や意外。。
　　今度訪ねて直接聞いてみよっと。」なんてシーンが生まれています。

　　プライベートな項目も実は重要で、普段聞かれない限りプライベートの一面を出す機会って
　　なかなかないですよね？「あれ？バスケ好きなの？実は僕もなんですよ。ポジションは
　　どこなんですか？よかったら今度僕の行ってるサークルで一緒にやりません？」なんて
　　会話も偶然に任せておくよりも、オープンにしておいた方がずっと巡り会いやすくなります＾＾

　　そこまでいかなくても、「今度のプロジェクトで初対面になるAさんってどんな人なんだろう？
　　イントラnewsingで検索してみよっと。へえへえ。こんな経歴でこんな趣味なんだー。出身地
　　も近いじゃんー。これ話すネタにしてみよっと。ふむふむ。過去の投稿を見てるとこんな分野
　　に詳しい人なんだねえ。コメントの感じもすごく視野が広くてできる人って感じだな。
　　一緒に仕事して鋭い視点を盗めたらいいな。まだ会ってないのになんか親近感わいてきた
　　なー。」なんてことの積み重ねが社員間の潤滑油になっていきます。

　　「ちょっと聞きたいんだけど、どんな人かわからないしやめておこう」ってことってよくありますよね？
　　上記の積み重ねは、そんな「ちょっと一言」を埋もれさせないためにすごく大事なことなんです。
　　

２．キーワード（タグ）とその有識者
　　イントラnewsingでは、投稿記事ごとにキーワード（一般的なタグです。わかりにくいので
　　キーワードって呼んでいます）をつけます。

　　例えば、「エンタープライズ2.0」について効率的に情報を調べたいと思った時には、
　　トップページから「エンタープライズ2.0」というキーワードリンクをクリックすれば、
　　そのキーワードが付けられた記事の一覧が出てきて、ポイント順や新着順や
　　コメント数順（社内で議論が白熱した順）に見ていくことができます。

　　さらに右上には、「エンタープライズ2.0」という記事をよく投稿したり、コメントしたりしている
　　人が自動集計されて、「このキーワードの有識者」として表示されています。
　　なので、情報を探してる人は、「今回の案件にピッタリなものはやっぱりないなあ。有識者
　　エリアに表示されてる、この人を直接訪ねて聞いてみよう」とリアルに助けを求めるキッカケ
　　になります。

３．Q＆A投稿とメール通知
　　イントラnewsingでは、投稿の種類に「Q＆A」があります。Q＆A投稿をするとメール通知ボタン
　　を使って「まだ読んでない人に通知メールを送る」ことができるのです。
　　
　　誰に聞けば解決できるかわかっている問題はメールや直接聞いて解決ですが、実際には
　　誰がどの問題を解決できるかわからないものです。
　　そんな時にこの機能を使って広い範囲に助けを求めることができます。
　　もちろん自分では解決できない場合はスルーで構いませんが、意外と30%くらい解決する
　　答えが5人から集まって解決したり、「自分はわからないけどわかりそうな外部の人を
　　紹介するよ」といった助け合いが生まれたりしているのです。

４．日常の投稿とコメント
　　日々の投稿やコメントを通じて、頑張っている姿勢や素質は多くの人の目に触れる
　　ことになります。社員も人間ですから、頑張っている人には応援したくなるものです。
　　自分の興味のある分野の権威に会わせてもらえたり、その分野のプロジェクトに抜擢
　　されたりとポジティブな話が舞い込むようになります。
　　
　　イントラnewsingをセルフブランディングのツールとして戦略的に使うことで、
　　自分の進みたい道をたぐり寄せることも可能なのです。
　　会社としてもモチベーション高い人に任せた方が成功の可能性が高いと判断しますもんね。

弊社としても、お客様からの「ちょっとした助け合いが増えてきました」
というご報告は何よりうれしい成果だったりします。

こういった効果って、確かにROIには明確に表れにくいものですが、
この積み重ねが確実に会社を強くし、成果に結びつくことは、
きっと経営層の方々も理解頂けるはずです。

これから導入を考えていて、経営層を説得しなければ。。という方は、
ROIで説明できない効果であっても、具体的なシーンと共に説明することで、
意外とすんなり理解頂けるのでないでしょうか。

イントラnewsingの提供を始めてから早１年。
導入企業様も40社となり、様々な業種・規模のお客様が様々な形の運営をして頂いております。

弊社は導入後も一緒に運営施策をプランニングさせて頂いているため、
様々な運営ノウハウが蓄積してきております。

その中で、特に「ここを意識したことが活性化のポイントだったのではないか」
と思えるものを事例と共にご紹介したいと思います。

１．現状の何を改善すべきなのかを分析する
　　現在の業務や仕組みの中にどんな問題があって、どの部分に集合知
　　のエッセンスを加えると役立つのかを吟味します。

　　例えば、メーリングリストで大部分の情報を共有していたお客様は
　　・全員宛のため返答しづらく、1方向の伝えっ放しのみで理解不足の場合も多い
　　・中途社員やプロジェクトへの中途参加者に過去の情報が伝わらない
　　といった問題点が浮かび上がり、イントラnewsingでの情報共有に置き換えました。

　　この作業では、集合知のエッセンスを使うと、従来の手段と比べてどんなメリットが
　　あるのか、を理解していないと、問題点を見つけることも難しかったりします。
　　そのため、弊社ではこの段階から参画させて頂いて、ベンダーだからこそ見える視点
　　でお手伝いさせて頂いております。
　　この製品を活かし切るには、「現状業務をよく知っている目」と「新しいエッセンスの
　　活かし方を知っている目」の両者が必要なのです。

２．何をゴールとするのかをしっかりと定める
　　様々な使い方のできるこのシステムを使って、どんな現象を作り出し、
　　それを通して会社がどうなることを目指すのか、をしっかりと定めます。

　　例えば、営業部でご利用頂いているお客様は、人材育成の視点に重きを置き、
　　週報を投稿させ、グループ内でつっこみ合う運用としました。

　　こうすることで、若手社員に対しても多角的なつっこみが入り成長が加速され、
　　つっこみを入れる方も、若手にわかりやすいように噛み砕く際により深い理解
　　が促進されます。時間と場所に制約されないため、「今度顔合わせたら教えて
　　あげよう」のまま埋もれることもありませんし、ここでの一言は実はその若手だけ
　　でなく、そのやりとりを見る他のたくさんの社員に役立っています。

　　この一言の積み重ねは、リアルでのコミュニケーションを増やすことにもなり、
　　「すごく助かりました。ありがとうございました」や「あれはいいアクションだから
　　頑張れよ」などにつながります。そうするとリアルで教えを請いやすくなったり、
　　つっこみも入れやすくなったりと「ちょっとした助け合い」が増えていきます。
　　
　　このケースでは「多角的な人材教育」と「ちょっとした助け合いの増加」により
　　「芯の強い営業組織の確立」を目的に据えました。

　　結果、通る道とゴールが具体的だったため、使う社員の側もすんなり使い始める
　　ことができました。

３．社員の目線で運営施策を練る
　　目的が明確で、社員が十分な理解をしても活性化しない場合があります。
　　現状の文化を踏まえて施策を練ることが必要です。

　　例えば、これまで社員が発信する機会がなかった企業では突然システムだけ
　　リリースしてもとまどってしまいます。
　　「上司に遊んでるって思われないかな」「目立ちたがりと思われないかな」
　　などなど、様々な感情が邪魔して、みんなで様子見状態となってしまいます。
　　そんな時には管理職たちにしっかりと理解してもらい、直接リアルな場で
　　利用を促してもらうことが非常に効果的です。
　　合わせて若手社員などを集めて推進チームを作り、「みんなが慣れるまでは
　　毎日１件ずつ投稿したり、投稿を見かけたらコメントするなど、お手本的な行動
　　をする」ことで、慣れないアクションをやってみやすい空気になります。

　　操作方法の理解についても、忙しい社員はマニュアルなどほとんど読んでくれません。
　　規模によっては難しいですが、リアルな説明会でしっかりと目的を説明し、
　　どんなアクションをしたらいいのかを実際にデモしてあげるとかなりスムーズに
　　使い始めてくれます。

　　「情報発信で貢献することを会社は奨励しています」ということを示すために
　　最初は期間を区切って、ポイントを集めた投稿者やナイスコメントを集めた社員
　　を表彰するキャンペーンイベントをするなども、「とりあえずやってみるか」という
　　キッカケを生み出すには効果的だったりします。
　　（キッカケを作ってしばらく使ってもらいさえすれば、いろいろな良さが見えてくるものです）
　　
　　
４．導入時の形で放置せず、常に改善していく
　　最初に取り決めた運営方法が最善とは限りません。使っていく中で初めて
　　「こんな情報が流れたらすごく便利なのに」や「ここがネックになって使いたい
　　　のに使えない」などが見えてきます。
　　
　　こういった声をきちんと吸い上げて、運営やシステムを「自社にとって役立つ形」
　　にジャストフィットさせていくことが非常に重要です。

　　これは単に、導入当初には見えてなかったものかもしれませんし、社員が発信する
　　作業に慣れて行動習慣が大きく変わったために次のステップが見えてきた、という
　　こともあります。

　　例えば、「ウチの会社ではトップページにはこの情報とこの情報が常に見えていると
　　便利なんだよね」ということに気づき、トップページのレイアウトカスタマイズをしたところ
　　大きく利便性が向上したケースもあります。
　　
　　運用してみて、「顧客の声」や「質問」など社員発の情報の重要性に改めて気づき、
　　社員全員が必ず見る全社ポータルの１エリアにイントラnewsingのトップ５記事を
　　表示させて、しっかり行き渡るように変更したこともあります。

大まかに４つに分類して、それぞれエピソードを添えさせて頂きました。

最後に、
もう１つ共通しているのは、「推進担当者様の熱意」です。

「今のままでも回ってるかもしれない。でも、みんなで思い切って習慣を変えてみることで
　こんな会社にすることもできるかもしれない。試しにみんなでやってみよう」
と社員の方々に語りかけ、「もっとみんなが便利になるにはこう直した方がいいんじゃないか」
と思考し続ける担当者様の存在によって、上層部も社員も「試してみるか」という気になり
会社全体の行動習慣、ひいては文化が少しずつ変わっていくのだと思います。

これからも、推進担当者様と2人3脚で、
ワクワクできる企業作りに全力を尽くしていきたいと思います！