社内ブログというものをご存知でしょうか?
企業内にブログを導入し、社員間のコミュニケーションや情報共有に活用しようという試みです。
かなり多くの企業がすでに社内ブログ、もしくは社内SNSを導入し、社員一人一人の考えを
企業全体で活かそうとしています。
しかし、そういったツールが社員に満足に利用されないまま、失敗に終わるケースが多々あります。
ツールとしての仕組みは素晴らしいものがあるのに、なぜこういったことが起きるのか。
様々な考え、意見があると思いますが、解り易いように「5W2H」にて分析したいと思います。
ちなみにここでの「5W2H」は、以下の項目で定義します。
「Who」 「When」 「What」 「Where」 「Why」 「How」 「How much」
ではスタート。
①Who
まず1つ目。日本語で直訳すると、「誰」になります。
これは「他の社員も書いてないから書きにくい」「批判されるのが怖い」などの、
他人との絡みが原因な失敗理由です。
匿名ではなく、多くが実名で行われる社内ブログの場合、その性質が書き込みの
敷居を高くしてしまうケースがあるのです。「上司に見られるのが・・・」とかもそうですね。
②When
どんどんいきましょう。次は日本語で「いつ」。
そのまま、「ブログを書く時間がない」という失敗原因です。
特に営業マンなど外に出ることの多い社員は、腰を据えてブログを書くこと自体が
難しい場合が多くなります。
1つのエントリーを書くのに平均30分以上かかってしまうブログは、
その時間をいつとるのかも考慮して導入・運営を行わないと意味がなくなってしまうのです。
③What
お次。直訳すると、「何を」となります。
つまり、コンテンツとしてどういった内容を書けばよいかが分からないことを表します。
そう言うと、「なんでもいいから」と答える人もいるのですが、「なんでもよい」ほど
人の行動を縛るものもありません。自由であるがゆえに一歩が踏み出しにくいのです。
ある程度のお題やテーマが決められる方が、社員としてもブログを書きやすいのです。
④Where
4つ目。「どこに」を表す言葉。
社内ブログは書くだけではありません。他人があげた記事を閲覧するのも楽しみの一つです。
しかし多くの社内ブログは「新着記事」以外に、その情報のありかをナビゲートする機能が
備わっていないものが多い、つまり、書いても「どこにあるかが分からず」他人が見つけられない。
結局、新着か知り合いの社員のページを見るしか情報を探す明確な手段がないのです。
こうして書いたエントリーが人に見られないことで、書き手のモチベーション低下につながるのです。
⑤Why
さて、後半戦。さっくりいきましょう。「なぜ」。
これは導入担当者のアナウンス不足からくる、社内ブログを導入する目的が伝わっていないケース。
企業それぞれ、業務の効率化だとかコミュニケーションの活性化だとか、目的があって導入をします。
しかし、それが社員に明確に伝わっていないため、書くべき内容も見いだせず不活性化するのです。
⑥How
6つ目。ここでは「どのように」と訳します。
社内ブログの機能には、非常にややこしい操作を要求するものも存在します。
第一印象で「難しそう」と感じてしまった社員は、その後、戻ってくることはほとんどありません。
簡単、手軽に操作できる仕組みをもつことは、社内情報共有ツールに求められる重要な条件です。
決して、「どうやって使ったらよいかわからない」ということにならぬよう、注意が必要です。
⑦How much
ラストです。なかなか日本語にしにくいのですが、「いくら?」すなわち「価値は?」と言い換えます。
結局のところ、企業が社内ブログを導入する目的は多々あれど、それは社員には無関係です。
いや、無関係は言いすぎですが、問題は社員にとってのメリットが何かが明示されていないことです。
例えば、社内ブログを導入して売上が伸びる、それは会社のメリット。
しかし、自分の時間を割いてエントリーを書く社員は、具体的に何を得ることができるのか?
業務上のメリットなのか、インセンティブなのか、はたまた他の社員からの感謝なのか・・・
形態は企業ごとに違えど、しっかりと社員にその旨を伝えておかないと、動く価値が見出せません。
以上、7つの原因にまとめてみました。
こういった失敗原因を考慮せず、ただツールを導入すれば社員は使ってくれる、と考えると
大変なしっぺ返しを食らってしまうことになります。
僕も社内情報共有におけるコンサルティングを生業としていますが、
こうやって失敗原因を挙げるのは比較的簡単です。
大事なのは、ここから。
どうすれば情報共有が活性化するのかという施策を明確に打ち出すことです。
機能面、心理面、文化面、、、さまざまな切り口で対策を練る必要があります。